"Eine Anwendung die nicht korrekt funktioniert schränkt die Benutzer nur dann ein, wenn sie damit auch arbeiten."
(M. Brunner, Incident Manager)
Das BIT informiert Störungen der IT-Systeme neu über die Anwendung IBI-aws. Damit lassen sich gezielt jene Benutzer informieren, die von einer Störung betroffen sind. Die Störungsinformation wird nicht mehr per E-Mail versandt, sondern erscheint als Pop-up-Nachricht auf dem Bildschirm. Für Integrationsmanager gibt es zusätzlich die Möglichkeit, sich alle Meldungen zu ihrem Amt in einer App auf dem Smartphone anzuzeigen.
IT-Störungen treten immer im dümmsten Moment auf. Umso wichtiger ist es, dass die betroffenen Benutzerinnen und Benutzer so rasch wie möglich informiert werden. Was funktioniert nicht? Wer ist alles von der Störung betroffen? Wie lange dauert es, bis ich wieder wie gewohnt arbeiten kann? Wann erfolgt die nächste Information? Damit das BIT diese Fragen gezielt beantworten kann, hat es mit IBI-aws eine neue Anwendung für die Information im Störungsfall eingeführt.
Wie funktioniert die Kommunikation zwischen BIT und Benutzern über IBI-aws?
Ein Beispiel: Skype for Business funktioniert nicht richtig, zum Teil sind die UCC-Funktionen wie Telefonie oder Desktop-Sharing nicht verfügbar. Die Benutzer in den betroffenen Ämtern erhalten eine Pop-up-Nachricht auf ihrem Bildschirm (1).
Mit einem Klick auf das Pop-up-Fenster können sie die Meldung öffnen (2). In der Meldung erhalten sie zusätzliche Informationen zur Störung und sehen, welche Verwaltungseinheiten betroffen sind. Auch der Zeitpunkt der nächsten Information ist in der Meldung vermerkt. Im Dropdown-Menü unten rechts können Benutzer bei mehrsprachig verfassten Meldungen die Sprache wechseln (3).
Gezielt die betroffenen Benutzer informieren
«Eine Anwendung, die nicht korrekt funktioniert, schränkt die Benutzer nur dann ein, wenn sie damit auch arbeiten», sagt Incident Manager Markus Brunner. Deshalb bietet IBI-aws die Möglichkeit, die Störungsmeldung gezielt den Benutzern anzuzeigen, die mit der betroffenen Anwendung am Arbeiten sind, oder diese gerade starten. «Bis anhin hatten wir diese Möglichkeit nicht. Die Benutzer, die Störungsmeldungen in der Informationsübersicht für Kunden abonniert hatten, erhielten alle Meldungen, die ihr Amt betreffen, unabhängig ob sie die Anwendung nutzen oder nicht.»
Sicherheitswarnungen als Pflichtkonsum
Neben Störungsmeldungen versendet das BIT neu auch Sicherheitswarnungen über IBI-aws. Dass solche Sicherheitswarnungen – z. B. bei einer neuen Welle von Phishing-Mails – auch alle Benutzer wirklich erhalten, erscheint die Meldung direkt im Vollbildmodus auf dem Bildschirm. Die Benutzer müssen das Fenster aktiv schliessen, bevor sie weiterarbeiten können. So lassen sich relativ schnell, möglichst viele Mitarbeitende erreichen.
Die Anwendung IBI-aws ist standardmässig auf allen Arbeitsplatzsystemen (APS) installiert, die vom BIT betrieben werden. Benutzer finden IBI-aws in der Taskleiste ihres Desktops. Wenn sie auf das Pfeilsymbol klicken, können sie die Anwendung öffnen (Symbol vgl. Abbildung 1). Hier sehen sie alle aktiven und betrachteten Störungsinformationen. Die einzelnen Meldungen sind 60 Tage lang aufrufbar, danach werden sie nicht mehr in der Anwendung angezeigt. «Damit sie die Anwendung IBI-aws nicht lange suchen müssen, empfehlen wir allen Benutzern, sie per Drag-and-Drop in die Taskleiste zu ziehen», sagt Markus Brunner.
Alternativ sind alle aktiven Störungsmeldungen auch auf der Supportseite der BIT-Kundenplattform unter dem Menüpunkt «aktuelle Ereignisse» publiziert: intranet.bit.admin.ch > Benötigen Sie Support? > aktuelle Ereignisse.
IBI-aws MobileClient für Integrationsmanager
Für Benutzer ist es praktisch, nur Hinweise zu Störungen zu erhalten, die sie direkt betreffen. Für Integrationsmanager oder IT-Fachleute ist das nicht immer ausreichend. Damit sie über alle Störungen in ihrer Verwaltungseinheit auch dann informiert sind, wenn sie nicht am Notebook arbeiten, können sie die App IBI-aws MobileClient auf ihrem Smartphone installieren.
Der Mobile Client ist im App Store (iOS und Android) erhältlich. Die Registrierung ist nur mit einer gültigen E-Mail-Adresse möglich, bei der das BIT vorgängig den Domainnamen freigeschaltet hat (z. B. @amt.admin.ch; @kanton.ch).
Der MobileClient ist ausschliesslich für Integrationsmanager oder IT-Fachleute in den Kundenämtern gedacht: Das BIT hat die Möglichkeit, registrierte Benutzer, die den MobileClient nicht für Ihre Arbeit benötigen, abzulehnen. In der App lassen sich alle Störungsinformationen der eigenen Verwaltungseinheit anzeigen. Das funktioniert auch dann, wenn der Zugriff auf das Bundesnetz beeinträchtigt ist.
Ein weiterer Vorteil des MobileClients: Auch Kunden, die ihre Arbeitsplatzsysteme nicht beim BIT beziehen, können sich Störungen in der App anzeigen lassen.