„Mit IBI-aws gelingt uns eine gezielte Informatonsverteilung an die Personen, die es auch wirklich betrifft.“
(S. Stähli, Leiter IT & Applikationsmanagement)
Die ibW Höhere Fachschule Südostschweiz ist ein renommiertes Bildungsinstitut, das eine breite Palette an Weiterbildungen, Bildungsgängen, Kursen, Seminaren und Fachausweisen anbietet. Mit 115 Mitarbeitenden sorgt die Organisation für eine hochwertige Ausbildung und professionelle Weiterbildungsmöglichkeiten. Die IT-Abteilung, bestehend aus vier Service-Desk-Mitarbeitenden mit insgesamt 320 Stellenprozenten, ist für den reibungslosen Betrieb der IT-Infrastruktur verantwortlich.
Hintergrund
Die interne Informationsverteilung erfolgte ursprünglich hauptsächlich über Mailings. Dabei gab es jedoch erhebliche Herausforderungen: Wichtige Informationen wurden häufig übersehen, und um sicherzustellen, dass alle betroffenen Personen informiert wurden, musste oft ein sehr grosser Empfängerkreis angeschrieben werden. Besonders problematisch war dies bei Störungen: Unsere vierköpfige IT-Abteilung erhielt zahlreiche Rückfragen per Telefon oder durch persönliche Besuche, was wertvolle Zeit für die eigentliche Fehlerbehebung in Anspruch nahm.
Den entscheidenden Anstoss zur Veränderung gab ein neuer Mitarbeiter, der bereits Praxiserfahrungen mit IBI-aws gesammelt hatte und den Nutzen aus erster Hand kannte.
Zielsetzung
Das Hauptziel bestand darin, eine gezielte Informationsverteilung sicherzustellen, sodass nur die betroffenen Personen benachrichtigt werden – insbesondere diejenigen, die eine betroffene Applikation gerade nutzen. Die Verbreitung der Informationen sollte zudem schneller und effizienter erfolgen.
Lösungsweg & Implementierung
Nach einer umfassenden Evaluierung verschiedener Lösungen entschieden wir uns recht schnell für IBI-aws. Der ausschlaggebende Faktor war die Einfachheit des Systems sowie, wie beschrieben, die positive Empfehlung eines neuen Kollegen.
Die Implementierung erfolgte schrittweise: Zunächst wurde IBI-aws in der Citrix-Umgebung ausgerollt, gefolgt von einer Integration über Intune, wodurch auch eine ortsunabhängige Information der Nutzer ermöglicht wurde. Eine der Herausforderungen war die Lizenzierung, da nicht nur Mitarbeitende, sondern auch Dozierende und Studierende in das System integriert werden mussten. Dank kompetenter und kundenorientierter Unterstützung durch IBITECH konnte jedoch eine passende Lösung gefunden werden.
Resultat
Durch die Einführung von IBI-aws kann die IT-Abteilung Informationen zu Störungen, Wartungen und Fehlerbehebungen wesentlich schneller und gezielter verteilen. Besonders hilfreich ist die Möglichkeit, den Start gewisser Anwendungen während Wartungsarbeiten aktiv zu verhindern, um unnötige Probleme zu vermeiden.
Das Feedback der Mitarbeitenden, Dozierenden und Studierenden ist durchweg positiv. Während zuvor lediglich ein Blog als passive Informationsquelle diente, ermöglicht IBI-aws nun eine aktive und direkte Kommunikation an die Anwender. Die Investition hat sich für die ibW Höhere Fachschule als absolut rentabel erwiesen. Wir sind froh, IBI-aws als Kommunikationskanal etabliert zu haben.
Die Zusammenarbeit mit IBITECH war und ist äussert positiv. Das Unternehmen erweist sich als kompetenter und kundennaher Partner, der offen für neue Ideen ist. Die Entscheidung für IBI-aws würden wir jederzeit erneut treffen.